Daten übertragen
Aufträge, Kundendaten, Rechnungen oder andere Informationen werden regelmäßig aus einem System kopiert und in ein anderes übertragen.
Schnittstellen & Datenintegration
Ihre Systeme sollten miteinander kommunizieren.
Wenn Daten regelmäßig von einem System in ein anderes übertragen werden, lässt sich dieser Schritt häufig automatisieren. Wir verbinden bestehende Systeme so, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Wir nutzen vorhandene Schnittstellen und Exporte, bevor wir eine individuelle Anbindung entwickeln.
Das Problem
Daten sind vorhanden. Aber nicht dort, wo sie gebraucht werden.
In vielen Unternehmen arbeiten mehrere Systeme nebeneinander. Die eigentliche Arbeit entsteht dazwischen.
Daten zusammenführen
Informationen aus mehreren Quellen müssen gesammelt, abgeglichen oder für einen weiteren Prozess aufbereitet werden.
Dokumente weiterverarbeiten
Eingehende E-Mails, Rechnungen oder Dokumente lösen weitere Arbeitsschritte aus, die heute noch manuell angestoßen werden.
Informationen synchron halten
Dieselben Informationen liegen in mehreren Systemen und müssen immer wieder manuell aktualisiert oder kontrolliert werden.
Die Lösung
Wir verbinden den Datenfluss mit Ihrem bestehenden Prozess.
Eine Schnittstelle ist kein Selbstzweck. Entscheidend ist, was danach im Arbeitsablauf passiert. Deshalb betrachten wir nicht nur die technische Verbindung, sondern den gesamten Vorgang.
Je nach System und Anforderung kann die Lösung über eine vorhandene API, einen automatisierten Export und Import, E-Mail-Verarbeitung oder eine individuelle Integration umgesetzt werden.
Dabei berücksichtigen wir auch, was passiert, wenn Daten fehlen, ein System nicht erreichbar ist oder eine Übertragung fehlschlägt. Fehler müssen erkennbar sein und dürfen nicht unbemerkt im Prozess verschwinden.
Mögliche Anbindungen
Nicht jede Integration braucht eine klassische API.
Welche technische Lösung sinnvoll ist, hängt von den beteiligten Systemen und vom konkreten Ablauf ab. Für Abläufe mit mittlerer Datenmenge setzen wir häufig Make ein, mehr dazu unter Datenübertragung automatisieren mit Make.
01
Vorhandene APIs
Wenn ein System eine geeignete Programmierschnittstelle anbietet, kann der Datenaustausch direkt und strukturiert umgesetzt werden.
02
Import und Export
Auch CSV-, Excel-, XML- oder andere strukturierte Dateien können als Verbindung zwischen Systemen dienen, wenn ein direkter Datenaustausch nicht erforderlich oder nicht möglich ist.
03
Automatisierte Workflows
Daten können automatisch verarbeitet und anschließend weitere Schritte auslösen – beispielsweise Benachrichtigungen, Dokumentenerstellung oder die Weitergabe an ein anderes System.
04
Individuelle Integrationen
Wenn Standardwege nicht ausreichen, entwickeln wir eine passende Anbindung für die beteiligten Systeme und den konkreten Prozess.
Vorgehen
Wir beginnen beim Ablauf, nicht bei der Verbindung
Eine Schnittstelle allein löst selten das Problem. Deshalb schauen wir uns den ganzen Ablauf an.
01
Systeme und Daten verstehen
Welche Systeme sind beteiligt? Welche Informationen werden übertragen und in welchem Format liegen sie vor?
02
Übertragungsweg festlegen
Wir prüfen vorhandene Schnittstellen, Exporte, Importmöglichkeiten und weitere technische Wege und wählen den passenden Ansatz.
03
Verarbeitung automatisieren
Die Daten werden übernommen, geprüft, bei Bedarf umgewandelt und an den nächsten Schritt des Prozesses weitergegeben.
04
Fehler nachvollziehbar machen
Protokollierung und definierte Fehlerbehandlung sorgen dafür, dass Probleme erkannt und bearbeitet werden können.
Aus der Praxis
Wenn eine E-Mail den nächsten Arbeitsschritt auslösen kann
Bei einem Projekt für ein Immobilienunternehmen wurden eingehende Rechnungen bislang manuell verarbeitet und anschließend für die Buchhaltung bereitgestellt.
Die Lösung überwacht den vorgesehenen E-Mail-Eingang, erkennt relevante Rechnungen und übergibt sie automatisiert an den nächsten Verarbeitungsschritt. Dadurch entfallen mehrere wiederkehrende manuelle Tätigkeiten.
Das Beispiel zeigt: Eine Datenintegration muss nicht immer eine direkte Verbindung zwischen zwei komplexen Softwaresystemen sein. Entscheidend ist, an welcher Stelle im tatsächlichen Prozess manuelle Arbeit entsteht.
Nicht immer die richtige Lösung
Wann eine Schnittstelle nicht weiterhilft
Eine technische Verbindung allein löst keinen schlechten Prozess. Manchmal liegt das eigentliche Problem an einer anderen Stelle.
Wenn Daten mehrfach erfasst werden, kann eine Schnittstelle sinnvoll sein. Wenn dagegen bereits die zugrunde liegenden Abläufe unnötig kompliziert sind, sollte zunächst der Prozess betrachtet werden.
Auch ein bestehendes Standardwerkzeug kann die bessere Lösung sein. Deshalb prüfen wir zuerst, was bereits vorhanden ist und welche Möglichkeiten damit bestehen, bevor eine individuelle Integration entwickelt wird.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Systeme miteinander zu verbinden. Ziel ist ein Prozess, bei dem Daten möglichst ohne unnötige manuelle Zwischenschritte dort ankommen, wo sie benötigt werden.
Häufige Fragen
Fragen zu Schnittstellen und Datenintegration
Was, wenn meine Software keine API anbietet?
Eine fehlende API bedeutet nicht automatisch, dass keine Automatisierung möglich ist. Je nach System kommen beispielsweise strukturierte Exporte, Importe, E-Mail-Verarbeitung oder andere technische Wege infrage. Entscheidend ist, welche Möglichkeiten das jeweilige System tatsächlich bietet.
Kann ich auch bestehende Systeme miteinander verbinden?
Ja. Gerade bei bestehenden Systemlandschaften ist das häufig der sinnvollste Ansatz. Wir prüfen, welche Systeme bereits eingesetzt werden und wie sich der Datenaustausch in den bestehenden Prozess integrieren lässt.
Was passiert, wenn die Datenübertragung fehlschlägt?
Fehler sollten nicht unbemerkt bleiben. Deshalb können Protokollierung, Statusinformationen und definierte Fehlerbehandlung Bestandteil der Lösung sein. Welche Form sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Prozess ab.
Muss dafür die gesamte Softwarelandschaft geändert werden?
Nein. Ziel einer Integration ist gerade, bestehende Systeme sinnvoll miteinander arbeiten zu lassen. Welche Änderungen tatsächlich erforderlich sind, ergibt sich aus den beteiligten Systemen und dem gewünschten Prozess.