01
Daten übertragen
Informationen werden zwischen E-Mail, Excel, Warenwirtschaft, CRM oder anderen Programmen manuell übertragen.
Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen
Wiederkehrende Arbeit automatisieren, statt sie jeden Tag neu zu erledigen.
In kleinen Unternehmen entstehen viele Zeitverluste nicht durch große Probleme, sondern durch wiederkehrende Arbeit: Daten übertragen, Dokumente erstellen, E-Mails bearbeiten oder Informationen aus mehreren Systemen zusammensuchen.
ON Automation analysiert solche Abläufe und entwickelt eine passende Automatisierung – mit bestehenden Programmen, Schnittstellen, Excel, Workflows oder individueller Software.
Keine Automatisierung um der Automatisierung willen: Wenn ein Prozess besser manuell bleibt, sagen wir das auch.
Wo Zeit verloren geht
Kleine manuelle Arbeitsschritte summieren sich.
Ein Datensatz wird aus einer E-Mail in Excel übertragen. Ein Dokument wird aus mehreren Vorlagen zusammengestellt. Eine Rechnung wird heruntergeladen, geprüft und anschließend in ein anderes System übertragen.
Jeder einzelne Schritt wirkt zunächst überschaubar. Wird er jedoch täglich oder mehrfach pro Woche wiederholt, entsteht daraus ein fester Teil des Arbeitsaufwands.
02
Dokumente erstellen
Angebote, Auftragsunterlagen, Berichte oder andere Dokumente entstehen immer wieder nach einem ähnlichen Muster.
03
E-Mails und Anfragen bearbeiten
Eingehende Informationen müssen gelesen, sortiert, weitergeleitet oder in Aufgaben und Vorgänge überführt werden.
04
Informationen zusammensuchen
Daten liegen in mehreren Dateien oder Systemen und müssen für Auswertungen, Berichte oder Entscheidungen zusammengetragen werden.
Typische Anwendungsfälle
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Entscheidend ist nicht, ob ein Prozess modern klingt. Entscheidend ist, ob sich wiederkehrende Arbeitsschritte zuverlässig abbilden lassen.
Rechnungsprozesse
Eingehende Rechnungen erfassen, Informationen übertragen, Dateien ablegen oder Rechnungsdaten an weitere Systeme übergeben.
Angebote und Dokumente
Dokumente aus vorhandenen Daten und Vorlagen automatisch erzeugen, benennen, speichern oder weiterleiten.
Datenübertragung
Daten zwischen Excel, E-Mail, CRM, ERP, DATEV oder anderen Anwendungen automatisch übertragen.
E-Mail und Aufgaben
Eingehende Nachrichten erkennen, Informationen auswerten, Aufgaben erzeugen und zuständige Personen informieren.
Reporting und Auswertungen
Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und regelmäßig benötigte Auswertungen oder Berichte automatisch erstellen.
Projektanlage und Folgeprozesse
Wiederkehrende Arbeitsschritte bei neuen Aufträgen oder Projekten automatisch anlegen und vorbereiten.
Die richtige Ausgangslage
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden.
Gute Automatisierung beginnt deshalb nicht mit einem Tool, sondern mit der Frage, ob sich ein Prozess dafür überhaupt eignet.
Automatisierung ist besonders interessant, wenn ein Prozess …
- regelmäßig wiederholt wird,
- nach klaren Regeln abläuft,
- viel manuelle Eingabe erfordert,
- zwischen mehreren Systemen wechselt,
- fehleranfällig ist oder
- viel Zeit für vergleichsweise wenig Wert bindet.
Bei einmaligen Aufgaben, häufig wechselnden Abläufen oder Prozessen, bei denen menschliche Einschätzung im Mittelpunkt steht, kann eine Automatisierung dagegen unnötig aufwendig sein.
Die passende technische Lösung
Nicht jeder Prozess braucht neue Software.
Je nach Ausgangssituation kann eine kleine Anpassung ausreichen – oder eine Kombination aus mehreren Systemen sinnvoll sein.
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Abläufe analysieren und die einzelnen Arbeitsschritte so miteinander verbinden, dass Routinearbeit automatisch abläuft.
Mehr zur ProzessautomatisierungSchnittstellen und Datenintegration
Wenn Informationen zwischen mehreren Programmen übertragen werden müssen, können Schnittstellen und automatisierte Datenflüsse die manuelle Übertragung ersetzen.
Mehr zu SchnittstellenExcel automatisieren
Bestehende Excel-Arbeitsmappen können häufig erweitert werden, wenn Excel bereits ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsprozesses ist.
Mehr zu Excel-AutomatisierungKI-Integration
KI kann dort unterstützen, wo Inhalte aus E-Mails, Dokumenten oder anderen unstrukturierten Informationen verarbeitet werden müssen.
Mehr zur KI-IntegrationIndividualsoftware
Wenn vorhandene Programme den Prozess nicht sinnvoll abbilden, kann eine eigene Anwendung die passende Lösung sein.
Mehr zu Individualsoftware
So läuft die Zusammenarbeit
Von der manuellen Arbeit zur funktionierenden Automatisierung.
Wir starten nicht mit einer Softwareauswahl. Zuerst wird der tatsächliche Ablauf verstanden.
01
Prozess verstehen
Wir schauen uns an, wie der Prozess heute tatsächlich abläuft: welche Informationen entstehen, welche Systeme beteiligt sind und wo manuelle Arbeit anfällt.
02
Potenzial und Lösung bewerten
Danach wird geprüft, welche Arbeitsschritte automatisiert werden können und welche technische Lösung dafür sinnvoll ist.
03
Umsetzen
Die Automatisierung wird entwickelt, getestet und auf den konkreten Prozess angepasst – einschließlich Sonderfällen, Fehlerbehandlung und notwendiger Prüfungen.
04
In den Alltag integrieren
Die Lösung wird so in den bestehenden Arbeitsablauf integriert, dass sie im täglichen Betrieb zuverlässig eingesetzt werden kann.
Was das konkret bedeuten kann
Automatisierung wird interessant, wenn sie im Alltag spürbar wird.
Die folgenden Projekte zeigen, welche Arten von Arbeit sich mit einer passenden Lösung reduzieren lassen.
Automatische Projektanlage
Aus vorhandenen Projektdaten werden automatisch die benötigten Strukturen angelegt und weitere Arbeitsschritte vorbereitet.
20 Min.
weniger Aufwand pro Projekt
Automatisierter Anfrageprozess
Aus einer Anfrage werden die notwendigen Informationen verarbeitet und die nächsten Schritte automatisiert angestoßen.
30 Min.
weniger Aufwand pro Anfrage
Rechnungen automatisch weiterverarbeiten
Eingehende Rechnungen werden automatisiert verarbeitet und an die vorgesehenen Systeme übergeben, statt Informationen manuell mehrfach zu erfassen.
Automatisierte Berichte
Wiederkehrende Berichte werden aus vorhandenen Daten automatisch vorbereitet und erstellt.
30 Min.
weniger Aufwand pro Bericht
Kosten und Aufwand
Was eine Automatisierung kostet, hängt vom Prozess ab.
Entscheidend sind unter anderem die Anzahl der beteiligten Systeme, die Komplexität des Ablaufs und die Zahl der möglichen Sonderfälle.
Eine einfache Automatisierung innerhalb einer bestehenden Excel- oder Office-Struktur ist etwas anderes als ein Prozess, der mehrere Systeme über Schnittstellen miteinander verbindet.
Deshalb arbeiten wir nicht mit pauschalen Versprechen wie „jeder Prozess lässt sich in wenigen Tagen automatisieren". Zuerst wird geprüft, was tatsächlich sinnvoll und wirtschaftlich umsetzbar ist.
Wenn ein kleiner, klar abgegrenzter Prozess einen sinnvollen Einstieg bietet, kann die Automatisierung auch schrittweise aufgebaut werden.
Häufige Fragen
Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen: Häufige Fragen
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte so miteinander zu verbinden, dass sie ganz oder teilweise automatisch ausgeführt werden. Das kann beispielsweise die Übertragung von Daten, die Erstellung von Dokumenten oder die Verarbeitung eingehender Informationen betreffen.
Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?
Besonders geeignet sind wiederkehrende, regelbasierte Abläufe mit klaren Eingaben und Ergebnissen. Typische Beispiele sind Datenübertragungen, Dokumentenerstellung, Rechnungsprozesse, E-Mail-Verarbeitung oder regelmäßige Auswertungen.
Muss dafür neue Software angeschafft werden?
Nicht unbedingt. Häufig lassen sich vorhandene Programme und Strukturen weiterverwenden. Je nach Prozess können Excel, bestehende APIs, Automatisierungsplattformen oder vorhandene Software sinnvoll miteinander verbunden werden.
Kann meine bestehende Excel-Lösung automatisiert werden?
Ja, sofern Excel bereits sinnvoll in den Prozess integriert ist. Bestehende Arbeitsmappen können beispielsweise um VBA-Automatisierung, Datenimporte, Exporte oder Schnittstellen erweitert werden.
Wie läuft ein Automatisierungsprojekt ab?
Zuerst wird der bestehende Prozess verstanden. Anschließend werden Automatisierungspotenzial und technische Lösung bewertet. Danach wird die Lösung entwickelt, getestet und in den bestehenden Arbeitsablauf integriert.
Was kostet eine Prozessautomatisierung?
Das hängt vom konkreten Prozess ab. Eine kleine Automatisierung mit wenigen beteiligten Systemen hat einen anderen Aufwand als eine Lösung mit mehreren Schnittstellen und vielen Sonderfällen. Im Erstgespräch lässt sich der Umfang zunächst sinnvoll eingrenzen.
Weiterführendes Wissen
Automatisierung verstehen, bevor Sie investieren.
Nicht jede Automatisierung ist sinnvoll. Im Wissen-Bereich zeigen wir, worauf es bei der Auswahl einer passenden Lösung ankommt.
Wann sich ein VBA-Makro lohnt – und wann nicht
Wann Excel und VBA eine sinnvolle Lösung für wiederkehrende Aufgaben sind – und wann eine andere technische Lösung besser passt.
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