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Belege aus E-Mails herausholen
Anhänge werden von Hand gespeichert, umbenannt und in Ordner sortiert. Rechnungen in Sammelmails oder ohne klaren Betreff gehen leicht unter.
Rechnungen & Buchhaltung
Eingangsrechnungen automatisch erfassen und für DATEV bereitstellen.
Rechnungen kommen per E-Mail, werden geöffnet, abgelegt, abgetippt und anschließend in DATEV übertragen. Bei wenigen Belegen ist das lästig, bei mehreren Dutzend pro Woche ein fester Arbeitsblock.
ON Automation baut Abläufe, die das zentrale Postfach überwachen, Belege übernehmen und für die Buchhaltung bereitstellen.
Keine Lösung von der Stange: Wir prüfen zuerst, ob sich Ihr Rechnungseingang überhaupt lohnend automatisieren lässt.
Wo Zeit verloren geht
Der Aufwand steckt nicht in der Buchung, sondern im Drumherum.
Bis eine Rechnung in der Buchhaltung ankommt, wurde sie meist mehrfach angefasst: aus dem Postfach geholt, benannt, abgelegt, weitergeleitet und erfasst.
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Daten abtippen
Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferant werden von Hand in Excel oder ein Buchhaltungsprogramm übertragen. Das kostet Zeit und erzeugt Tippfehler.
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Belege weiterreichen
Zwischen Postfach, Ablage, Sachbearbeitung und Steuerberatung wandern Dateien hin und her, oft ohne festen Weg.
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Nachfragen und Fristen
Wer weiß, ob eine Rechnung schon verarbeitet ist? Ohne zentralen Status entstehen Rückfragen und verpasste Skontofristen.
Typische Anwendungsfälle
Was sich beim Rechnungseingang automatisieren lässt
Nicht jeder Schritt muss automatisch laufen. Sinnvoll ist, was regelmäßig wiederkehrt und sich nach klaren Regeln abbilden lässt.
Rechnungspostfach überwachen
Ein zentrales Postfach wird laufend gelesen. Anhänge, die wie Rechnungen aussehen, werden erkannt und übernommen.
Belege ablegen und benennen
Dateien werden einheitlich benannt und in der richtigen Ablagestruktur gespeichert, statt von Hand sortiert zu werden.
Rechnungsdaten auslesen
Wichtige Angaben werden aus dem Beleg gelesen und in eine Übersicht übernommen. Bei Bedarf unterstützt KI beim Auslesen, mit Prüfung bei unklaren Fällen.
Für DATEV bereitstellen
Geprüfte Belege werden für die Weiterverarbeitung in DATEV bereitgestellt, sodass sie nicht erneut von Hand erfasst werden müssen.
Freigabe und Rückfragen
Ungewöhnliche Beträge, unbekannte Lieferanten oder unlesbare Belege gehen gezielt an die zuständige Person.
Status und Übersicht
Eine Liste zeigt, welche Rechnungen eingegangen, geprüft und übergeben sind. Das reduziert Nachfragen im Team.
Die richtige Ausgangslage
Wann sich die Automatisierung lohnt – und wann nicht.
Entscheidend ist weniger die Firmengröße als die Regelmäßigkeit und Struktur Ihres Rechnungseingangs.
Gute Voraussetzungen
- Rechnungen kommen überwiegend per E-Mail oder als PDF,
- es gibt ein zentrales Postfach oder die Bereitschaft dazu,
- mehrere Dutzend Belege pro Monat oder mehr,
- Lieferanten und Abläufe wiederholen sich,
- DATEV oder eine Steuerberatung mit DATEV ist im Einsatz.
Eher nicht sinnvoll
- Sehr wenige Rechnungen: Der Aufwand lohnt sich kaum.
- Belege kommen auf Papier oder in vielen Formen ohne feste Wege.
- Der Ablauf ist noch nicht geklärt. Dann hilft zuerst eine Prozessbeschreibung.
Buchhalterische Anforderungen, zum Beispiel an die Archivierung nach GoBD, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wir bauen den technischen Ablauf so, dass er dazu passt, ersetzen aber keine steuerliche Beratung.
Die passende technische Lösung
Meist reicht ein schlanker Workflow statt neuer Software.
Welche Bausteine sinnvoll sind, hängt von Ihrem Postfach, Ihren Programmen und dem Umfang der Prüfung ab. Den Workflow bauen wir häufig mit Make, siehe Datenübertragung automatisieren mit Make.
Prozessautomatisierung
Der Workflow, der Postfach, Ablage und Weiterleitung verbindet und Rechnungen Schritt für Schritt bis zur Bereitstellung begleitet.
Mehr zur ProzessautomatisierungSchnittstellen und Datenintegration
Die Übergabe zwischen E-Mail, Ablage und DATEV, ohne dass Daten von Hand übertragen werden.
Mehr zu SchnittstellenKI-Integration
Hilft beim Auslesen von Rechnungsdaten aus uneinheitlichen PDFs. Unsichere Ergebnisse werden zur Prüfung markiert.
Mehr zur KI-IntegrationExcel-Programmierung
Wenn Ihre Rechnungsübersicht bereits in Excel liegt, lässt sie sich anbinden und automatisch befüllen.
Mehr zu Excel-Automatisierung
So läuft die Zusammenarbeit
Vom Postfach zur automatischen Bereitstellung.
Zuerst verstehen wir, wie Rechnungen bei Ihnen heute ankommen und weiterlaufen. Erst danach wählen wir die Technik.
01
Ablauf verstehen
Wir schauen uns an, wie Rechnungen eingehen, wer sie bearbeitet, welche Programme beteiligt sind und wo manuelle Arbeit anfällt.
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Potenzial und Lösung bewerten
Wir prüfen, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen, welche Prüfungen bleiben sollen und wie die Übergabe an DATEV aussehen kann.
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Umsetzen und testen
Der Ablauf wird entwickelt und mit echten Beispielbelegen getestet, einschließlich Sonderfällen wie fehlenden Angaben oder doppelten Rechnungen.
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In den Alltag integrieren
Die Lösung läuft im bestehenden Arbeitsablauf. Sie erhalten eine verständliche Einweisung und wissen, was bei Fehlermeldungen zu tun ist.
Aus der Praxis
So sieht das bei einem Kunden aus.
Workflow & Schnittstelle
Belegübertragung für Die Immovorsorger
Eingehende Rechnungen mussten zuvor manuell aus E-Mails übernommen und für die weitere Verarbeitung in DATEV bereitgestellt werden. Ein automatisierter Workflow überwacht nun ein zentrales Buchhaltungs-Postfach und stellt die relevanten Belege für DATEV bereit.
Mehrere manuelle Schritte entfallen. Die Kontrolle bleibt dort, wo sie fachlich erforderlich ist.
Automatisiert
Eingangsverarbeitung von Rechnungen
Kosten und Aufwand
Was die Automatisierung kostet, hängt von Ihrem Rechnungseingang ab.
Entscheidend sind vor allem, wie einheitlich Ihre Belege sind, wie viele Systeme beteiligt sind und wie viele Sonderfälle auftreten.
Ein Postfach mit überwiegend gleichartigen PDF-Rechnungen ist schneller automatisiert als ein Eingang mit vielen Formaten, Freigaberegeln und Rückfragen.
Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Im Erstgespräch grenzen wir den Umfang ein. Wenn es sinnvoll ist, beginnen wir mit dem Teil, der am meisten Zeit spart, und bauen von dort aus weiter.
Wie schnell sich das rechnet, zeigt der ROI-Rechner mit Ihren eigenen Zahlen.
Häufige Fragen
Eingangsrechnungen automatisieren – häufig gefragt
Lassen sich Rechnungen automatisch an DATEV übergeben?
Ja, Belege lassen sich automatisch für die Weiterverarbeitung in DATEV bereitstellen. Wie die Übergabe genau aussieht, hängt davon ab, wie Sie und Ihre Steuerberatung mit DATEV arbeiten. Das klären wir zu Beginn.
Müssen wir dafür neue Software anschaffen?
Meist nicht. Häufig reichen Ihr vorhandenes Postfach, Ihre Ablage und DATEV, verbunden durch einen Workflow. Nur wenn der Ablauf mehr verlangt, kommt eine zusätzliche Anwendung in Frage.
Werden Rechnungen ohne Kontrolle verbucht?
Nein. Der Workflow nimmt Routinearbeit ab. Ungewöhnliche Beträge, unbekannte Lieferanten oder unleserliche Belege werden zur Prüfung an eine Person gegeben. Welche Fälle das sind, legen wir gemeinsam fest.
Funktioniert das auch mit Rechnungen in unterschiedlichen Formaten?
Bis zu einem gewissen Grad ja. Je uneinheitlicher die Belege sind, desto mehr Aufwand entsteht. Beim Auslesen kann KI helfen, unsichere Ergebnisse werden dann zur Prüfung markiert.
Wie viele Rechnungen sollten es sein, damit es sich lohnt?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Ausschlaggebend ist die Zeit, die Ihr Team heute pro Beleg aufwendet. Mit dem ROI-Rechner können Sie das vorab abschätzen.
Wie läuft ein Projekt ab, und was kostet es?
Zuerst wird der Ablauf verstanden, dann Lösung und Aufwand bewertet, anschließend umgesetzt und eingeführt. Die Kosten hängen von Ihrem Rechnungseingang ab und lassen sich im Erstgespräch eingrenzen.
Weiterführendes Wissen