Büro-Check
Wir gehen mit Ihnen durch, was im Büro jede Woche wiederkehrt, und suchen die Aufgaben, die sich automatisieren lassen. Vorbereiten müssen Sie nichts.
Für kleine Betriebe ab 3 Mitarbeitern
Weniger Büroarbeit. Und eine erste Automatisierung, die im Alltag läuft.
Viele kleine Betriebe wissen, dass im Büro zu viel von Hand läuft, aber nicht, womit sie anfangen sollen. Mit dem Büroautomatisierungs-Starter gehen wir Ihre wiederkehrenden Abläufe durch, schreiben Ihnen einen Fahrplan und setzen die erste kleine Automatisierung für Sie um.
- persönlicher Fahrplan mit konkreten nächsten Schritten
- erste kleine Automatisierung, getestet und übergeben
- keine Kosten, kein Abo, keine Pflicht zum Folgeauftrag
- rund 1,5 Stunden Ihrer Zeit, den Rest übernehmen wir
Die Anfrage dauert etwa eine Minute. Wir melden uns innerhalb eines Werktags und vereinbaren den Büro-Check.
Ausgangslage
Dass im Büro zu viel von Hand läuft, wissen die meisten Betriebe. Offen ist, wo man anfängt.
Rechnungen abtippen, Projektordner anlegen, Angebote zusammenkopieren. Jede Aufgabe für sich ist klein, und keine wirkt dringend genug für ein eigenes Projekt. Also bleibt vieles, wie es ist.
Dabei bringen schon kleine Lösungen spürbar Zeit zurück.
Das Paket
Der Büroautomatisierungs-Starter
Für kleine Betriebe, die den ersten sinnvollen Schritt machen wollen. Das gehört dazu:
Ihr Automatisierungsfahrplan
Eine schriftliche Übersicht: welche Aufgaben sich eignen, mit welchen Ihrer Programme, in welcher Reihenfolge und womit wir anfangen. Den Fahrplan behalten Sie, auch ohne Folgeauftrag.
Erste kleine Automatisierung
Eine klar abgegrenzte Aufgabe setzen wir um und testen sie an einer Kopie oder an Beispieldaten.
Übergabe und Anleitung
Einweisung, ein kurzes Video für Ihre Mitarbeiter und die Übergabe der Dateien und des Codes. Die Lösung gehört Ihnen.
30 Tage Begleitung
Fehler an der übergebenen Lösung beheben wir ohne Rechnung. Nach 30 Tagen schauen wir gemeinsam zurück.
Ihr Einstiegspreis
0 € ohne Kaufpflicht
Die Anfrage dauert etwa eine Minute. Wir melden uns innerhalb eines Werktags und vereinbaren den Büro-Check.
Ihr Aufwand: rund 1,5 Stunden. Kein Angebot, keine Zahlungsdaten, kein Abo.
Unsere Zusage
Passt die Lösung nicht in Ihren Alltag, bauen wir sie um.
Vor der Umsetzung vereinbaren wir einen Testfall, etwa eine echte Rechnung oder ein Projekt aus dem letzten Monat. Fertig ist die Automatisierung, wenn sie diesen Testfall wiederholbar richtig verarbeitet und Sie eine Anleitung dazu haben.
Erfüllt die Lösung den Testfall, passt im Alltag aber trotzdem nicht, weil ein Schritt anders läuft als besprochen, sagen Sie es uns innerhalb der 30 Tage. Dann bauen wir sie einmal um. Hilft sie danach immer noch nicht, schalten wir sie ab. Den Fahrplan behalten Sie.
Zeitplan
In zwei Wochen von der Anfrage zur laufenden Lösung
Bei jedem Schritt steht, wann er stattfindet und wie viel Zeit er Sie kostet.
01
Büro-Check
Woche 1. Am Telefon, per Video oder bei Ihnen vor Ort.
02
Fahrplan und Testfall
Woche 1. Sie bekommen den Fahrplan und schicken uns, was wir für die erste Aufgabe brauchen: einen Postfach-Zugang, eine Excel-Datei oder ein paar Beispieldokumente.
03
Umsetzung und Test
Woche 2. Wir bauen und testen an einer Kopie. Ihr laufender Betrieb bleibt unberührt.
04
Übergabe
Ende Woche 2. Wir zeigen Ihnen die Lösung und schalten sie frei.
05
Rückblick
Nach 30 Tagen. Wie läuft die Lösung im Alltag, und was steht als Nächstes im Fahrplan?
Umfang
Für wen der Starter passt und wie klein die erste Aufgabe ist
Pro Monat begleiten wir vier Betriebe mit dem Starter. Sind die Plätze vergeben, nennen wir Ihnen den nächsten freien Termin.
Ihr Betrieb
- drei Mitarbeiter oder mehr
- wiederkehrende Büroarbeit mit Excel, Word, Outlook oder Ihrer Buchhaltungssoftware
- Daten liegen digital vor, etwa als E-Mail, PDF oder Excel-Datei
- bisher wenig oder nichts automatisiert
Die erste Aufgabe
- eine klar abgegrenzte Aufgabe
- läuft mit höchstens zwei Programmen, die Sie schon nutzen
- folgt festen Regeln und lässt sich an Beispieldaten testen
- braucht keine Änderung an Ihrer übrigen Software
Zu groß für den Starter sind Aufgaben, an denen mehrere Abteilungen oder mehr als zwei Programme hängen oder für die neue Software nötig ist. Dafür bekommen Sie ein eigenes Angebot. Läuft gerade eine Umstellung, warten wir, bis sie steht.
Beispiele
Womit Betriebe oft anfangen
So kann eine erste Aufgabe aussehen. Welche es bei Ihnen wird, steht im Fahrplan.
Eingangsrechnungen an DATEV
Rechnungen aus einem Postfach landen ohne Abtippen bei DATEV. So läuft es bei Die Immovorsorger.
Projektanlage per Knopfdruck
Projektnummer, Ordnerstruktur und Standarddokumente entstehen aus einer Eingabe. Niemand legt mehr Ordner von Hand an und sucht die letzte Projektnummer.
Angebot aus der Excel-Kalkulation
Positionen, Zuschläge und Summe rechnen sich selbst. Das Angebot geht als PDF an den Kunden.
Anfragen sortieren
Anfragen aus E-Mail oder Kontaktformular landen als geordnete Liste oder als Aufgabe in Ihrem Projektwerkzeug.
Word-Dokumente automatisch erstellen
Berichte, Protokolle oder Anschreiben entstehen aus Ihrer Word-Vorlage und den Daten aus Excel oder einem Formular. Niemand kopiert mehr Textbausteine von Hand zusammen.
Welche Abläufe sich in kleinen Unternehmen generell automatisieren lassen, lesen Sie unter Prozessautomatisierung für kleine Unternehmen.
Vorher und nachher
Zwei kleine Lösungen, die bei anderen Betrieben im Alltag laufen
20 Min.
weniger Aufwand pro Projekt
Projektanlage bei Metalltechnik Herrmann
Vorher: Für jedes neue Projekt wurden Projektnummer, Ordnerstruktur in OneDrive, Standarddokumente und Aufgaben in MeisterTask von Hand angelegt.
Nachher: Eine Excel-Anwendung erledigt diese Schritte nach Eingabe der Projektdaten. Jedes Projekt ist gleich aufgebaut.
Hochgerechnet: Bei geschätzt 30 bis 45 neu angelegten Projekten im Monat sind das 10 bis 15 Stunden.
2–3 Min.
weniger Aufwand pro eingefügtem Bild
Berichte für Streckenstudien.de
Vorher: Zahlreiche Bilder wurden von Hand in die Word-Berichte eingefügt, nummeriert und mit ihren Kartenpositionen verknüpft.
Nachher: Ein Makro fügt die Bilder anhand ihrer GPS-Daten ein, nummeriert sie und erstellt Kartenlinks und Bildverzeichnis.
Hochgerechnet: Ein Bericht mit 50 Bildern geht 100 bis 150 Minuten schneller. Die Berichte sind sehr unterschiedlich lang, deshalb nennen wir keinen Monatswert.
Die Werte sind Schätzungen aus den jeweiligen Projekten, keine Messungen. Die Hochrechnungen zeigen eine Größenordnung.
Nach dem Starter
Was weitere Automatisierungen kosten
Ob Sie weitermachen, entscheiden Sie. Der Starter bleibt kostenlos, auch wenn Sie danach nichts beauftragen.
Weitere Aufgaben im Umfang des Starters setzen wir zum Festpreis zwischen 690 und 1.490 € zuzüglich Umsatzsteuer um. Typisch sind Aufgaben wie die Beispiele oben: eine abgegrenzte Aufgabe, die mit Ihren vorhandenen Programmen läuft. Den Preis vereinbaren wir vorher.
Die 30 Tage Begleitung decken Fehler ab, also wenn die Lösung den vereinbarten Testfall nicht mehr richtig verarbeitet. Neue Funktionen und Änderungen am Ablauf gehören nicht dazu. Die rechnen wir mit 70 € pro Stunde zuzüglich Umsatzsteuer ab.
Größere Vorhaben mit mehreren Programmen oder Abteilungen bekommen ein eigenes Angebot.
Häufige Fragen
Fragen zum Büroautomatisierungs-Starter
Wir wissen nicht, was sich bei uns automatisieren lässt.
Das müssen Sie auch nicht. Im Büro-Check fragen wir, wie Ihre Woche im Büro aussieht. Was sich davon automatisieren lässt, schreiben wir in den Fahrplan.
Wo ist der Haken?
Es gibt keinen. Sie bekommen den Fahrplan und eine laufende Lösung und entscheiden danach frei, ob Sie weitere Aufgaben beauftragen. Uns liegt an langfristiger Zusammenarbeit. Mit dem Starter lernen Sie uns an einer echten Aufgabe kennen, bevor Sie sich für mehr entscheiden.
Warum fangen wir nicht mit dem Ablauf an, der am meisten Zeit spart?
Der ist meistens auch der größte. Oft hängen mehrere Programme und Mitarbeiter daran, und bis er läuft, vergehen Wochen. Eine kleine Lösung läuft nach zwei Wochen, und Sie sehen in Ihrem eigenen Alltag, wie Automatisierung funktioniert. Den großen Ablauf können wir danach angehen, wenn Sie das möchten.
Wir haben schon eine Aufgabe im Blick.
Dann sagen Sie es im Büro-Check. Passt sie in den Umfang des Starters, setzen wir sie als erste um. Ist sie größer, bekommen Sie dafür ein Angebot.
Was passiert mit unseren Daten?
Wir testen an einer Kopie oder an Beispieldateien. Verarbeitet die Lösung personenbezogene Daten, etwa Namen auf Rechnungen, schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Den schicken wir Ihnen fertig ausgefüllt.
Brauchen wir Make oder ein anderes Abo?
Meistens nicht. Die meisten Aufgaben dieser Art laufen mit Excel, Word, Outlook und Ihrer Buchhaltungssoftware. Braucht eine Lösung doch ein kostenpflichtiges Werkzeug, sagen wir Ihnen das vorher, mit Monatspreis.
Kommen Sie auch vorbei?
Im Landkreis Donau-Ries und Umgebung gern, auch zum Büro-Check. Sonst am Telefon oder per Video. Das reicht für die meisten Aufgaben.