Projekte

Automatisierung, die im Arbeitsalltag funktioniert

Von automatisierten Excel-Anwendungen über Schnittstellen bis zu individuellen Workflows: Hier zeigen wir Projekte, bei denen aus einem konkreten Arbeitsablauf eine funktionierende Lösung wurde.

Ausgewählte Projekte

Konkrete Aufgaben, konkrete Lösungen

Nicht jedes Projekt lässt sich mit derselben Technik lösen. Entscheidend ist, welcher Teil des Ablaufs verbessert werden soll.

Excel & Prozessautomatisierung

Projektanlage bei Metalltechnik Herrmann

Die Anlage eines neuen Projekts bestand aus mehreren wiederkehrenden Arbeitsschritten: Projektnummer vergeben, Ordnerstruktur in OneDrive anlegen, Standarddokumente bereitstellen und Aufgaben in MeisterTask erstellen.

20 Min. Zeitersparnis pro Projekt

Die einzelnen Schritte wurden in einer Excel-Anwendung gebündelt. Nach Eingabe der Projektdaten übernimmt die Anwendung die wiederkehrenden Aufgaben und legt die benötigte Projektstruktur automatisch an.

Dadurch entfällt ein Teil der manuellen Arbeit und einzelne Schritte werden zuverlässiger und einheitlicher ausgeführt.

Konfigurator & Schnittstellen

Zaunkonfiguration für TraumvomZaun.de

Kunden konfigurieren ihren Zaun online. Sonderkonfigurationen müssen dabei strukturiert erfasst und anschließend an die richtigen Stellen weitergegeben werden.

≈ 30 Min. Zeitersparnis pro Anfrage

Für TraumvomZaun.de wurde ein Konfigurator direkt in den Shopify-Shop integriert. Die Konfiguration kann anschließend direkt in den Warenkorb übernommen werden.

Bei Sonderkonfigurationen werden die Informationen automatisiert verarbeitet. Make übernimmt unter anderem Bestätigungen, interne Benachrichtigungen und die Weitergabe relevanter Daten an den Lieferanten.

Workflow & Schnittstelle

Belegübertragung für Die Immovorsorger

Eingehende Rechnungen mussten zuvor manuell aus E-Mails übernommen und für die weitere Verarbeitung in DATEV bereitgestellt werden.

Automatisiert wiederkehrender Übertragungsprozess

Ein automatisierter Workflow überwacht den vorgesehenen E-Mail-Eingang und übernimmt die Weiterleitung der relevanten Belege an DATEV.

Dadurch entfallen mehrere manuelle Schritte bei der Belegübertragung. Die Bearbeitung und Kontrolle bleiben dort, wo sie fachlich erforderlich sind.

Word & Dokumentenautomatisierung

Berichtserstellung für Streckenstudien.de

Für Streckenstudien werden zahlreiche Bilder und Informationen in Berichte übernommen. Das manuelle Einfügen, Nummerieren und Verknüpfen der Daten verursachte wiederkehrenden Aufwand.

≈ 30 Min. Zeitersparnis pro Bericht

Eine automatisierte Lösung übernimmt unter anderem das Einfügen der Bilder anhand ihrer GPS-Daten, erzeugt Links zu den entsprechenden Kartenpositionen und nummeriert die Bilder dynamisch.

Dazu entsteht ein dynamisches Bildverzeichnis mit Statusfarben, Seitenzahlen und klickbaren Verweisen erzeugt. So ist ein wiederkehrender Teil der Berichtserstellung automatisiert, ohne dass der ganze Bericht aus einer starren Vorlage entsteht.

Was die Projekte verbindet

Nicht die Technik steht am Anfang

Die Projekte unterscheiden sich technisch deutlich. Der Ausgangspunkt ist trotzdem immer derselbe: ein konkreter Arbeitsablauf, in dem unnötige manuelle Arbeit entsteht.

Den Ablauf verstehen

Welche Schritte werden heute ausgeführt? Wo werden Daten übertragen, Informationen zusammengesucht oder Ergebnisse wiederholt erstellt?

Die passende Lösung wählen

Je nach Aufgabe kann Excel, ein automatisierter Workflow, eine Schnittstelle oder eine individuelle Software sinnvoll sein. Die Technik folgt dem Prozess – nicht umgekehrt.

Im Alltag nutzbar machen

Eine Automatisierung muss zum bestehenden Ablauf passen und mit Ausnahmen und nötigen Prüfungen umgehen können. Dass sie technisch läuft, reicht nicht.