01
Bilder einfügen und beschriften
Dutzende Fotos landen einzeln im Dokument, mit Beschriftung, Nummer und Bezug zum Text. Ein Fehler, und die ganze Reihenfolge stimmt nicht mehr.
Word und VBA
Word-Dokumente automatisch erstellen, statt jedes Mal von Hand zu bauen.
Berichte, Angebote oder Protokolle entstehen bei Ihnen immer nach demselben Muster: Bilder einfügen, Nummern vergeben, Verweise setzen, Verzeichnisse pflegen. Ein Makro in Word kann das übernehmen. Sie behalten die Kontrolle über den Inhalt, die Fleißarbeit läuft automatisch.
70 € pro Stunde zzgl. USt. Vor Projektbeginn ein Angebot mit geschätztem Aufwand. Reicht ein Serienbrief, sagen wir das.
Wo Zeit verloren geht
Die Fleißarbeit im Dokument frisst mehr Zeit als der Inhalt.
02
Daten abtippen
Zahlen, Namen und Adressen stehen schon in Excel oder einer anderen Quelle und werden trotzdem von Hand ins Dokument kopiert.
03
Verzeichnisse und Verweise
Inhalts- und Bildverzeichnisse, Seitenzahlen und Querverweise müssen nach jeder Änderung neu stimmen.
04
Jede Vorlage etwas anders
Über die Jahre sind mehrere Fassungen derselben Vorlage entstanden. Niemand weiß, welche aktuell ist.
Typische Anwendungsfälle
Welche Word-Dokumente sich automatisieren lassen
Geeignet sind Dokumente, die sich wiederholen und deren Aufbau sich in Regeln fassen lässt.
Berichte mit vielen Bildern
Bilder werden eingefügt, nummeriert und mit Verweisen versehen. Ein Bildverzeichnis entsteht von selbst.
Angebote aus Excel-Daten
Positionen und Preise aus einer Kalkulation gehen in eine Word-Vorlage, das Ergebnis wird als PDF gespeichert.
Protokolle und Prüfberichte
Eine feste Struktur mit variablen Abschnitten wird aus Eingaben oder Dateien aufgebaut.
Verträge aus Textbausteinen
Je nach Auswahl werden passende Absätze eingesetzt und überflüssige entfernt.
Serienbriefe mit Bedingungen
Wenn der einfache Seriendruck nicht reicht, weil Inhalte vom Empfänger abhängen.
Ablage und Benennung
Dokument benennen, im richtigen Ordner speichern und bei Bedarf als PDF exportieren.
Die richtige Ausgangslage
Serienbrief, Vorlage oder Makro?
Nicht jedes Dokument braucht Programmierung. Wir empfehlen die einfachste Lösung, die reicht.
Ein Serienbrief oder eine Vorlage reicht, wenn
- sich nur Felder wie Name, Adresse oder Datum ändern,
- der Aufbau des Dokuments immer gleich bleibt,
- keine Bilder, Nummerierungen oder Bedingungen nötig sind.
Ein Makro lohnt sich, wenn
- Bilder oder Tabellen eingefügt und nummeriert werden,
- Abschnitte je nach Daten wegfallen oder dazukommen,
- Verzeichnisse und Verweise automatisch stimmen sollen,
- dasselbe Dokument regelmäßig neu entsteht.
Makros laufen in Word auf dem Desktop. In Word für das Web werden sie nicht ausgeführt. Wenn viele Personen Dokumente erzeugen sollen oder alles im Browser laufen muss, ist eine eigene Anwendung oder ein Workflow die bessere Basis.
Die passende Technik
Word ist selten allein beteiligt.
Meist kommen die Daten aus Excel, aus einem Ordner oder aus einer Fachsoftware. Wir verbinden die Teile.
Excel-Programmierung
Wenn die Daten in Excel liegen und von dort ins Dokument fließen sollen.
Zur Excel-ProgrammierungSchnittstellen und Datenintegration
Wenn die Daten aus einem anderen Programm kommen.
Mehr zu SchnittstellenProzessautomatisierung
Wenn das Dokument nur ein Schritt in einem längeren Ablauf ist.
Mehr zur ProzessautomatisierungIndividualsoftware
Wenn viele Personen Dokumente erzeugen oder Word an Grenzen kommt.
Mehr zu Individualsoftware
So läuft die Zusammenarbeit
Vom Musterdokument zum automatischen Bericht.
01
Dokument und Ablauf ansehen
Sie zeigen uns ein typisches Dokument und erklären, wie es heute entsteht. Wir klären, was sich wiederholt.
02
Lösung und Aufwand bestimmen
Wir sagen, ob Vorlage, Serienbrief oder Makro passt, und schätzen den Aufwand.
03
Programmieren und testen
Das Makro entsteht und wird mit echten Daten und Sonderfällen getestet, etwa fehlenden Bildern oder leeren Feldern.
04
Übergeben
Sie erhalten eine Einweisung und wissen, was bei Änderungen an der Vorlage zu beachten ist.
Aus der Praxis
Berichte mit vielen Bildern, aus Word heraus automatisiert.
Word & VBA
Berichtserstellung für Streckenstudien.de
Für Streckenstudien werden zahlreiche Bilder und Informationen in Berichte übernommen. Das Einfügen, Nummerieren und Verknüpfen kostete jedes Mal Zeit. Die Lösung fügt die Bilder anhand ihrer GPS-Daten ein, erzeugt Links zu den Kartenpositionen und nummeriert die Bilder dynamisch. Dazu entsteht ein Bildverzeichnis mit Statusfarben, Seitenzahlen und klickbaren Verweisen.
Der Bericht entsteht nicht aus einer starren Vorlage. Nur der wiederkehrende Teil läuft automatisch.
≈ 30 Min.
Zeitersparnis pro Bericht
Kosten und Aufwand
70 € pro Stunde, abgerechnet nach Aufwand.
Der Satz gilt zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Das Erstgespräch kostet nichts.
Wie viele Stunden es werden, hängt vom Dokument ab. Entscheidend ist, wie fest der Aufbau des Dokuments ist, woher die Daten kommen und wie viele Sonderfälle es gibt. Ein Dokument mit klarer Struktur und Daten aus Excel ist deutlich schneller umgesetzt als ein Bericht mit wechselnden Abschnitten und Bildern.
Ob sich das lohnt, hängt von der Zeit ab, die Ihr Team heute pro Dokument braucht, und von der Zahl der Dokumente. Beides können Sie im Rechner eintragen.
Häufige Fragen
Word-Dokumente automatisch erstellen: Fragen vor dem Start
Kann Word Dokumente automatisch erstellen?
Ja. Mit Serienbrief, Textbausteinen oder einem VBA-Makro lassen sich Dokumente aus Daten aufbauen. Welche Technik reicht, hängt von Aufbau und Wiederholung des Dokuments ab.
Reicht ein Serienbrief?
Wenn sich nur Felder wie Name, Adresse oder Datum ändern, ja. Bei Bildern, Nummerierungen, bedingten Abschnitten oder Verzeichnissen kommt der Serienbrief an seine Grenzen.
Können die Daten aus Excel kommen?
Ja. Typisch ist, dass Excel die Daten liefert und Word das Dokument aufbaut. Wir lesen die Daten aus und setzen sie in die Vorlage ein.
Läuft das auch in Word für das Web oder auf dem Mac?
In Word für das Web werden Makros nicht ausgeführt. Auf dem Mac gibt es bei VBA Einschränkungen. Welche Umgebung Sie nutzen, klären wir vor dem Angebot.
Was kostet das?
Wir rechnen 70 € pro Stunde zuzüglich Umsatzsteuer ab. Vor dem Start erhalten Sie ein Angebot mit geschätztem Aufwand. Das Erstgespräch kostet nichts.